Hyppää sisältöön

Biologisen monimuotoisuuden suojelu tukemalla ihmisiä

Hakea apurahaa

Apurahasi taloudellisten vaatimusten hallinta

 

Lähikuva violetista kukasta.

Jos olet CEPF-avustuksen saaja, tärkein vaihe valmistautuessasi hankkeeseen liittyvien taloudellisten vaatimusten hallintaan on tarkistaa apurahasopimus. (Jos olet hakija, voit tarkistaa sopimuksen malliversio.) 

Sopimuksesi liitteestä 1 löydät CEPF:n hyväksymät hankkeen toimet ja budjetti. Varojamme voidaan käyttää vain hyväksyttyihin toimintoihin ja hankkeen laajuuteen.

Huomioithan tämän sivun ohjeet sekä suurten että pienten apurahojen osalta, ellei toisin mainita.

Alta löydät lisätietoja ja resursseja, jotka auttavat sinua navigoimaan CEPF:n vaatimuksissa. Valmistautuminen nyt siihen, miten järjestät tukidokumentaatiosi, auttaa sinua pitkällä aikavälillä!

Tiedämme, että tämä saattaa tuntua paljon, mutta älä panikoi. Olemme täällä auttamassa! Apurahapäällikkösi on aina käytettävissä vastaamaan kysymyksiisi. 

Verkkokoulutuskurssi

Vain suurten apurahojen saajille. Jos olet pienen apurahan saaja, kysy vaatimuksista alueellisesta toteutustiimistä.

CEPF on kehittänyt videosarjan auttaakseen apurahan saajia ymmärtämään apurahansa taloudelliset vaatimukset. Kaikkien organisaatiosi jäsenten, jotka ovat mukana apurahan taloushallinnossa ja/tai CEPF:n rahoittamien projektitoimintojen toteuttamisessa, tulee katsoa videot, jotka ovat saatavilla YouTubessa alla olevien linkkien kautta.

Apurahan saaja -videosarja

Kun olet katsonut videot, sinun on suoritettava tietokilpailu tarkistaaksesi tietosi CEPF:n säännöistä ja määräyksistä. CEPF ei maksa ylimääräisiä maksuja organisaatiollesi ennen kuin vähintään yksi henkilö projektitiimistäsi on suorittanut tämän koulutuksen ja läpäissyt testin lopussa.

Suosittelemme katsomaan näitä videoita uudelleen apurahasi aikana, jos sinulla on erityisiä kysymyksiä aiheesta. Jos et löydä vastausta kysymykseesi, ota yhteyttä apurahapäällikköön.

Apurahan saajan perehdytyskilpailu

Napsauta tätä osallistuaksesi verkkotietokilpailuun.

Raporttimallit

Alla on mallit yleisiä raportteja ja tyypillisten kulujen seurantaa varten. Jos organisaatiollasi on jo vakiintuneet menettelyt ja dokumentaatiovaatimukset, voit jatkaa niiden käyttöä edellyttäen, että ne sisältävät vaaditut tiedot.

Yksityiskohtainen tapahtumaraportti

Yksityiskohtainen tapahtumaraportti – joka tunnetaan myös pääkirjan tapahtumaraporttina – on Excel-laskentataulukko, joka seuraa CEPF-projektillesi aiheutuneita kuluja tietyn raportointikauden aikana. Se tukee suurten apurahan saajien ConservationGrantsin kautta toimittamia taloudellisia raportteja listaamalla tiedot kustakin raportointikaudella syntyneestä kulusta.

Tarkista avustussopimuksesi "raportointi"-osiosta, onko organisaatiosi velvollinen toimittamaan yksityiskohtaisen tapahtumaraportin.

Yksityiskohtainen tapahtumaraportti erääntyy samaan aikaan kuin talousraportti. Tyypillinen aikataulu on neljännesvuosittain, ja raportit erääntyvät 30 päivää vuosineljänneksen päättymisen jälkeen 30. huhtikuuta, 31. heinäkuuta, 31. lokakuuta ja 31. tammikuuta. Jotkut apurahat myönnetään eri aikataulun mukaisesti, kuten niiden avustussopimuksessa on kuvattu. 

Jos organisaatiossasi on automaattinen kirjanpitojärjestelmä, luot raportin sen kautta. Tietojen manuaalinen seuranta on myös hyvä.

Käytätpä automaattista tai manuaalista kirjanpitojärjestelmää, raportti tulee lähettää Excel-taulukkona. Jokaisen tapahtuman tulee sisältää seuraavat tiedot:

  • Laskutus päivämäärä
  • Maksupäivä
  • CEPF:n pääkululuokat (löytyy online-taloudellisesta raportistasi)
  • saaja
  • Kuvaus kuluista
  • Käytetty vaihtokurssi (jos et hallinnoi projektiasi Yhdysvaltain dollareissa)

Jos siitä on apua, voit käyttää jotakin alla olevista CEPF-malleista.

Omaisuuden hävittäminen -lomake

Kellokortti

CEPF-apurahasopimuksesi mukaan sinun on seurattava todellista aikaa, jonka organisaatiosi henkilökunta käyttää CEPF-apurahaan. Aika-arvioita tai budjettiin perustuvia henkilöstökuluja ei hyväksytä. Jos CEPF-projektissa työskentelee osa-aikaisia ​​työntekijöitä, heidän työaikalomakkeensa tulisi sisältää myös kaikkien muiden projektien rahoittajat, joille he työskentelevät.

Alla on neljä mallia, joita voit käyttää tai muokata. Voit myös käyttää omaa lomakettasi, mikäli se sisältää samat tiedot.

Ajoneuvon lokikirja

Ajoneuvojen lokikirjoja käytetään CEPF-apurahaan käytettävän ajoneuvon polttoaineen käytön ja huollon seurantaan. Ajoneuvon lokikirjoihin on sisällyttävä:

  • Matkan päivämäärä
  • Aloitus- ja lopetuspaikat
  • Aloita ja lopeta matkamittarin lukema
  • Kuljettu matka
  • Syy matkalle
  • Matkailijan allekirjoitus
  • Kuljettajan nimi

Alla on kolme mallia, joita voit käyttää tai muokata. Voit myös käyttää omaa lomakettasi, mikäli se sisältää samat tiedot.

Alisopimukset ja aliavustukset (Flow-Down ehdot)

Jos sinulla on budjetissasi alihankintasopimuksia (eli konsultteja) ja/tai osa-avustuksia, sinun on tehtävä oikeudellisesti sitova sopimus kyseisen henkilön tai organisaation kanssa. Alihankkijoiden ja alihankkijoiden on noudatettava samoja ehtoja, jotka on määritelty CEPF:n avustussopimuksessa. 

Pyydämme, että näihin sopimuksiin sisällytetään CEPF:n alaskirjausehdot, rehellisyyslausunto ja käytännesäännöt. Löydät nämä lausekkeet avustussopimuksestasi. Ne sisältävät lauseen: "Avustuksen saaja sitoutuu täten nimenomaisesti sisällyttämään tämän määräyksen kaikkiin tämän sopimuksen nojalla tehtyihin alihankintasopimuksiin ja osasopimuksiin." Pyydämme ottamaan yhteyttä avustuspäällikköösi saadaksesi kopion tarvittavista lausekkeista.

Ennen CEPF:n varoilla tehtyjen ali-apurahojen tai alisopimusten myöntämistä apurahan saajien on seulottava apurahan saajat ja palveluntarjoajat ja tallennettava seulontatulokset osana apurahaa tukevia asiakirjoja. CEPF:n apurahan saajien on vähintään tarkistettava aliavustuksen saajien ja palveluntarjoajien laillinen henkilöllisyys ja verrattava nämä vahvistetut nimet, mukaan lukien vastaavien hallintoelinten jäsenten ja hankkeen henkilöstön nimet, kaikkiin seuraaviin luetteloihin:

Vain Kanadan hallituksen varojen saajille:

Hankinnan vuokaavio

Jos hankintaprosessia ei ole suoritettu oikein, CEPF ei välttämättä hyväksy kulujasi.

Ennen kuin ostat mitään tavaroita tai palveluita CEPF:n varoilla, lue huolellisesti apurahasopimus. Kiinnitä erityistä huomiota osaan 7 ("Varojen ja resurssien käyttö"), osaan 11 ("Tavaroiden ja palvelujen hankinnat") ja liitteeseen 2 (hankintapolitiikka).

Kun olet tutustunut apurahasopimuksesi hankintapolitiikkaan, tarkista ehdotusbudjettisi ja selvitä tiimisi kanssa kaikki palvelu- tai laitekulut, jotka ovat vähintään 5,000 XNUMX USD. Nämä vaativat hyväksynnän, joten varaa riittävästi aikaa asianmukaisten hankintamenettelyjen noudattamiseen.

Vaiheittaisten hankintojen ohjeiden saamiseksi suosittelemme, että käytät alla olevia tavaroiden tai palveluiden hankintaohjeita, jotka sisältävät malleja, joita voit mukauttaa ja käyttää.

Tavarat

CI:n käytännesäännöt

Hankintaohjeet
- Englanti (Excel - 23 kt)
- Ranskan (Excel - 31 kt)
- Indonesialainen (Excel - 23 kt)
- Portugalin (Excel - 31 kt)
- Venäläinen (Excel - 29 kt)
- Espanjan (Excel - 23 kt)

AFD:n eheyslausunto
- Englanti (Word - 31 kt)
- Ranskan (PDF - 146 kt)
- Portugalin (Word - 33 kt)
- Venäläinen (Word - 29 kt)
- Espanjan (Word - 28 kt)

Tarjousten vertailumatriisi
- Englanti (Excel - 20 kt)
- Ranskan (Excel - 20 kt)
- Indonesialainen (Excel - 20 kt)
- Portugalin (Excel - 20 kt)
- Venäläinen (Excel 12 kt)
- Espanjan (Excel - 12 kt)

Ostotilaus
- Englanti (Word - 474 kt)
- Ranskan (Word - 27 kt)
- Indonesialainen (Word - 18 kt)
- Portugalin (Word - 26 kt)
- Venäläinen (Word - 18 kt)
- Espanjan (Word - 17 kt)

Tarjouspyyntö
Englanti (Word - 48 kt)
- Ranskan (Word - 36 kt)
- Indonesialainen (Word - 35 kt)
- Portugalin (Word - 35 kt)
- Venäläinen (Excel - 27 kt)
- Espanjan (Excel - 25 kt)

Ainoa lähdeperuste
- Englanti (Word - 101 kt)
- Ranskan (Word - 76.2 kt)
- Indonesialainen (Word - 35 kt)
- Portugalin (Word - 75.9 kt)
- Venäläinen (Excel - 27 kt)
- Espanjan (Word - 99.2 kt)

Palvelut

CI:n käytännesäännöt

Hankintaohjeet
- Englanti (Excel - 23 kt)
- Ranskan (Excel - 35 kt)
- Indonesialainen (Excel - 26 kt)
- Portugalin (Excel - 32 kt)
- Venäläinen (Excel - 34 kt)
- Espanjan (Excel - 24 kt)

AFD:n eheyslausunto
- Englanti (Word - 31 kt)
- Ranskan (PDF - 146 kt)
- Portugalin (Word - 33 kt)
- Venäläinen (Word - 29 kt)
- Espanjan (Word - 28 kt)

Tarjousten vertailumatriisi
- Englanti (Excel - 21 kt)
- Ranskan (Excel - 20 kt)
- Indonesialainen (Excel - 20 kt)
- Portugalin (Excel - 20 kt)
- Venäläinen (Excel - 12 kt)
- Espanjan (Excel - 12 kt)

Ehdotuspyyntö
- Englanti (Word - 90 kt)
- Ranskan (Word - 64 kt)
- Indonesialainen (Word - 66 kt)
- Portugalin (Word - 63 kt)
Venäläinen (Word - 54 kt)
- Espanjan (Word - 52 kt)

Palvelusopimus
- Englanti (Word - 80 kt)

Ainoa lähdeperuste
Englanti (Word - 48 kt)
Ranskan (Word - 35 kt)
Indonesialainen (Word - 35 kt)
Portugalin (Word - 35 kt)
Venäläinen (Excel - 27 kt)
Espanjan (Excel - 25 kt)

Jos hankintaprosessia ei tehdä oikein, CEPF ei välttämättä hyväksy kulujasi. Pyydä siksi apurahapäällikköäsi auttamaan sinua. Voit myös viitata alla oleviin kaavioihin.

Jos olet pienen apurahan saaja, huomioi, että hotspotiisi voi kohdistua lisävaatimuksia. Ota yhteyttä alueesi käyttöönottotiimiin saadaksesi lisäohjeita.

Ainoa lähteen perustelumalli

Tavaroiden ja palveluiden ostot, jotka ovat vähintään 5,000 XNUMX USD, on käytävä tarjousprosessin läpi (selvitetty yllä). Joissakin poikkeustapauksissa nämä ostot voidaan kuitenkin tehdä yksin. Niissä harvinaisissa tapauksissa, joissa kilpailuprosessi ei ole mahdollista, CEPF:n on hyväksyttävä kulut kirjallisesti ennen ostoa. Sinun on lähetettävä CEPF:lle perustelu ainoan lähteen valinnasta alla olevan mallin avulla. 

Muista, että kirjallisen hyväksynnän saamatta jättäminen ennen tavaran tai palvelun ostamista ainoan lähteen valinnan perusteella johtaa hylkäämiseen

Jos olet pienen apurahan saaja, huomioi, että hotspotiisi voi kohdistua lisävaatimuksia. Ota yhteyttä alueesi käyttöönottotiimiin saadaksesi lisäohjeita.

Projektin tarkastusmalli

Usein kysytyt kysymykset

Jos olet pienen apurahan saaja, pidä alla olevia tietoja yleisohjeena, mutta pyydä vahvistusta alueellisesta toteutustiimiltäsi, koska jotkin prosessit vaihtelevat hotspotin mukaan.

Hankinta

Onko meidän valittava edullisin kolmesta tarjouksesta vai voimmeko perustella muita tekijöitä?
CEPF odottaa sinun valitsevan parhaan tarjouksen laadun ja hinnan suhteen. sen ei välttämättä tarvitse olla halvin. Luotamme harkintaasi. Säilytä päätöksesi perustelu arkistossa.

Riittääkö kolmen hintatarjouksen pyytäminen vai pitääkö minun pyytää kolme hintatarjousta?
Sinun on hankittava vähintään kolme hintatarjousta. Suosittelemme, että pyydät vähintään viisi tarjousta varmistaaksesi, että saat vaaditut vähintään kolme asiaankuuluvaa tarjousta.

Haluaisin allekirjoittaa useamman kuin yhden konsulttisopimuksen saman CEPF-apurahalla saman konsultin kanssa. Onko se sallittua? 
Kyllä, toimeksianto, työn laajuus ja suoritusaika eivät kuitenkaan saa olla päällekkäisiä.

Jatkona yllä olevaan kysymykseen, jos allekirjoitan useamman kuin yhden sopimuksen saman konsultin kanssa yhden CEPF-apurahalla ja jokainen sopimus on alle 5,000 XNUMX USD-mutta yhteenlaskettu summa konsultille on vähintään 5,000 XNUMX US$-mitä minun pitää tehdä?
Tässä tilanteessa sinun on hankittava vähintään kolme tarjousta tarvittavista palveluista ennen kuin teet oikeudellisesti sitovan sopimuksen valitun konsultin kanssa. 

Raportointi

Saanko CEPF:ltä vastauksen, että raporttini on lähetetty (ConservationGrants-automaattisen vastauksen lisäksi)?
Saat vain automaattisen vahvistuksen. Apurahapäällikkösi ja/tai apurahajohtajasi ottaa sinuun yhteyttä, jos tarvitaan lisätietoja tai korjauksia.

Voinko palata lähetettyihin raportteihin ja korjata ne, jos raportointijakso on kulunut?
Ei. Korjaa aina mennyt raportti sisällyttämällä korjaus tai selvennys nykyiseen raporttiin. Kun raportti on hyväksytty, se lukitaan muokkausta varten.

Onko olemassa jotain erityistä raportointimuotoa (taloudellinen ja tulos)?
Kyllä, suurten apurahojen raportointi tehdään ConservationGrantsin kautta. Kun apurahasi on aktiivinen, pääset käyttämään raportointiaikatauluasi samoilla kirjautumistiedoilla, joita käytit hanke-ehdotuksesi kehittämisessä.

Taloudellinen raportti

Miten pyydän maksua?
Alkumaksuasi varten CEPF vapauttaa avustussopimuksessasi määritetyn summan hyväksytyn alkuperäisen kassavirtasi perusteella kohdassa "Maksu" saatuaan allekirjoitetun avustussopimuksenne. Myöhemmät maksut suoritetaan avustussopimuksen "maksu"-osion mukaisesti käyttämällä talousraportissasi ennustetut menot -ruutua.

Miten maksuni lasketaan?
Jokaisessa talousraportissasi on "ennustetut menot" -ruutuun syötettävä summa, jonka arvioit käyttäväsi seuraavien kuukausien aikana. Apurahan saajien, joiden on raportoitava neljännesvuosittain, tulee arvioida seuraavan viiden kuukauden menot. kuukausiraportoijien tulisi arvioida kolme kuukautta. Näiden tietojen avulla järjestelmä laskee maksusi sen perusteella, mitä olet ilmoittanut meille tarvitsevasi, sekä sen summan, joka sinulla on vielä pankkitililläsi. CEPF pidättää itsellään oikeuden alentaa tätä määrää ennen maksun vapauttamista.

Pitääkö CEPF:n nähdä kaikkien kuittien alkuperäiskappaleet?
Säilytä aina alkuperäiset asiakirjat, mutta sinun ei tarvitse lähettää niitä CEPF:lle raporttien mukana, ellei apurahasopimuksesi tai apurahapäällikkösi sitä vaadi. Jos kuitit pyydetään tai vaaditaan, kopiot ovat kunnossa. Alkuperäiset asiakirjat on asetettava CEPF:n saataville käyntien tai auditointien aikana.

Miten minun pitäisi hallita CEPF-apurahakulujeni valuuttakursseja?
Suosittelemme käyttämään samaa vaihtokurssia, jolla sait viimeisimmän maksusi. Voit myös noudattaa organisaatiosi valuuttakurssien käsittelyä koskevia käytäntöjä edellyttäen, että käyttämäsi menetelmä pysyy yhtenäisenä apurahasi ajan ja että vaihdat varoja sovellettavien lakien ja määräysten sallimalla parhaalla saatavilla olevalla kurssilla.

Voinko siirtää varoja budjettikohtien välillä (esim. huonekalut laitteisiin) ja budjettikohtien sisällä (esim. lento majoitukseen)?
Voit siirtää varoja suorien kustannusten riviltä enintään 15 prosenttia apurahasi kokonaismäärästä. Tämän lisäksi sinun on pyydettävä hyväksyntä apurahajohtajaltasi, mukaan lukien hallinnon tuen kustannusrivikohdan tarkistus, ja CEPF:n on käsiteltävä muutos.

Mitä tapahtuu varoille, jotka jäävät budjettiini vuodesta toiseen?
Edellisen vuoden käyttämättömät varat siirretään automaattisesti kuluvalle vuodelle. Jos et pystynyt suorittamaan aktiviteettia yhden jakson aikana, et menetä näitä varoja ja voit käyttää rahat seuraavan jakson aikana. Muista ilmoittaa projektisuunnitelmasi viivästyksistä apurahajohtajallesi.

Jos minulta veloitettiin pankkikulut, minne ne pitäisi kirjata?
Kirjaa pankkikulut "Pankki- ja vakuutusmaksut" -budjettiriville.

Kun käytän tiettyihin toimintoihin suunniteltua vähemmän, saanko käyttää nämä varat muihin toimintoihin tai suunnitella uusia aktiviteetteja, jotka ovat linjassa projektini tavoitteiden kanssa?

 

Voit siirtää varoja suorien kustannusten riveiltä enintään 15 % apurahan kokonaismäärästä ilman CEPF:n ennakkohyväksyntää.

Voit siirtää varoja suorien kustannusten rivikohdista enintään 15 prosenttia apurahasi kokonaismäärästä. Jos siirretyt varat ovat yli 15 prosenttia, sinun on pyydettävä hyväksyntä apurahajohtajaltasi.

Jos muutos hyväksytään, se käsitellään. Ilmoita apurahajohtajallesi, jos haluat käyttää varoja uusiin toimintoihin varmistaaksesi, että se ei vaadi muutosta projektilokikehykseen.

Voidaanko apurahaa käyttää hankkeeseen liittyvään poikkeukselliseen kuluun, jota ei ole suunniteltu osaksi ehdotusta ja työsuunnitelmaa?
Kaikki apurahavarat tulee käyttää apurahasopimuksessa hyväksyttyihin toimiin ja budjettiin. Jos haluat käyttää CEPF:n varoja toimintoihin, joita ei ole alun perin suunniteltu, tarvitset CEPF:n hyväksynnän ennen näiden uusien toimintojen aloittamista. CEPF neuvoo, jos apurahasopimukseesi tarvitaan muutos.

Tilintarkastus

Onko tarkastukseni ajoitettu sopivaan päivämäärään?
Jos sinun on toimitettava instituutiotarkastus apurahasi puitteissa, se on maksettava CEPF:lle 120 päivän kuluessa organisaatiosi tilikauden päättymisestä. Jos eräpäivä aiheuttaa sinulle vaikeuksia, ota yhteyttä apurahapäällikköön keskustellaksesi asiasta.

Kuka valitsee tilintarkastajan?
Jos hankkeen tarkastus vaaditaan, apurahan saaja valitsee riippumattoman tilintarkastusyrityksen, jonka CEPF sitten hyväksyy. Tilintarkastaja arvioi vuosittain osana apurahaa aiheutuneita kuluja ja toteutettuja toimia.

Onko CEPF:llä ensisijainen tarkastusmuoto?
Toimielintarkastusta varten CEPF haluaa vastaanottaa asiakirjan PDF-muodossa. Tutustu ja noudata hankkeen tarkastuksessa avustussopimukseesi liitettyä "työn laajuutta".

Tarvitseeko tarkastus sertifioida?
Kyllä, tilintarkastuksen on oltava sertifioitu, mikä tarkoittaa, että sen tulee tehdä täysin akkreditoitu ja riippumaton tilintarkastusyritys.

Pitäisikö tarkastuksen suorittaa vain hankkeen vastuullisuus vai koko organisaatio?
Se riippuu apurahasopimuksesta, jossa tulee mainita "projektin tarkastus" tai "organisaation tarkastus". Projektiauditointi testaa vain CEPF-avustukseen liittyviä tapahtumia, kun taas organisaatiotarkastuksessa koko organisaation toimintaa.

Pitäisikö yhteisrahoitus myös tarkastaa, kun tiedetään, että varat eivät välttämättä kulje projektimme tilin kautta?
Toimielintarkastuksessa ne testataan automaattisesti. Hankkeiden auditoinnit eivät saa sisältää yhteisrahoitusta.

Yhteystiedot

Jos sinulla on kysyttävää yllä olevista, ota yhteyttä apurahapäällikköön.

Caroline Borek varten:
- Välimeren altaan
- Keski-Aasian vuoret
- Länsi-Afrikan Guinean metsät
- Itä-Afrikan rannikkometsät

Annie Kaufmann varten:
- Madagaskar ja Intian valtameren saaret

Christian López varten:
- Trooppiset Andit

Priscila Oliveira varten:
- Karibian saaret
- Wallacea
- Cerrado

Florencia Renedo varten:
- Indo-Burma
- Trooppiset Andit

Tämä sivu luotiin auttamaan CEPF:n apurahan saajia selvittämään apurahansa taloudellisia vaatimuksia. Jos sinulla on palautetta yllä olevien tietojen hyödyllisyydestä ja selkeydestä, lähetä se osoitteeseen cepf@cepf.net. Kiitos!