Apurahasi taloudellisten vaatimusten hallinta

Tämä sivu on kehitetty CEPF-alueen suurille apurahansaajille. Jos olet R2C2-, SGP- tai pienen apurahan saaja, huomioi, että apurahatyyppiisi saattaa liittyä erilaisia ​​tai lisävaatimuksia. Ota yhteyttä apurahapäällikköösi tai alueelliseen toteutustiimiin saadaksesi lisätietoja.

Jos olet CEPF-avustuksen saaja, tärkein vaihe valmistautuessasi hankkeeseen liittyvien taloudellisten vaatimusten hallintaan on tarkistaa apurahasopimus. (Jos olet hakija, voit tarkistaa sopimuksen malliversioHuomaa, että sopimukseesi voidaan lisätä lisälausekkeita riippuen siitä, kuka rahoittaa projektiasi.)

Sopimuksenne liitteessä 1 löydätte CEPF:n hyväksymät projektitoiminnot ja budjetin. CEPF-varoja voidaan käyttää vain hyväksyttyihin toimintoihin ja projektin laajuuteen.

Alta löydät lisätietoja ja resursseja, jotka auttavat sinua navigoimaan CEPF:n vaatimuksissa. Valmistautuminen nyt siihen, miten järjestät tukidokumentaatiosi, auttaa sinua pitkällä aikavälillä!

• Raporttien mallit saatat joutua toimittamaan
• Ohjeet hankintamenettelyt
• Mitä sinun tarvitsee tietää alihankintasopimuksia ja osa-avustuksia
• Usein kysyttyjä kysymyksiä

Tiedämme, että tämä voi tuntua paljolta, mutta älä panikoi. Olemme täällä auttaaksemme! Apurahapäällikkösi on aina käytettävissä vastaamaan kysymyksiisi. 

Verkkokoulutuskurssi

CEPF on kehittänyt videoita auttaakseen apurahan saajia ymmärtämään apurahansa taloudelliset vaatimukset. Kaikkien organisaatiossasi olevien, jotka ovat mukana apurahan taloushallinnossa ja/tai CEPF:n rahoittamien projektitoimintojen toteutuksessa, tulisi katsoa videot, jotka ovat saatavilla YouTubessa alla olevien linkkien kautta.

Apurahan saaja -videosarja

• Englanti
• Ranskan
• Portugalin
• Espanjan

Suosittelemme katsomaan näitä videoita uudelleen apurahasi aikana, jos sinulla on erityisiä kysymyksiä aiheesta. Jos et löydä vastausta kysymykseesi, ota yhteyttä apurahapäällikköön.

Talousraporttimallit

Yleisten raporttien ja kulujen seurannan mallit löytyvät alta. Jos organisaatiollasi on jo vakiintuneet menettelyt ja dokumentointivaatimukset, voit jatkaa niiden käyttöä, kunhan ne sisältävät vaaditut tiedot.

Yksityiskohtainen tapahtumaraportti

Yksityiskohtainen tapahtumaraportti – joka tunnetaan myös pääkirjanpidon tapahtumaraporttina – on Excel-taulukko, joka seuraa CEPF-projektisi kuluja tietyllä raportointikaudella. Se tukee ConservationGrants-järjestelmän kautta toimitettavia talousraportteja listaamalla kunkin raportointikaudella aiheutuneen kulun tiedot.

Jos apurahasi sitä edellyttää, yksityiskohtainen tapahtumaraportti on jätettävä samaan aikaan talousraportin kanssa. Apurahasi raportointiaikataulu löytyy apurahasopimuksesi "Raportointi"-osiosta. 

Jos organisaatiossasi on automaattinen kirjanpitojärjestelmä, luot raportin sen kautta. Tietojen manuaalinen seuranta on myös hyvä.

Käytätpä automaattista tai manuaalista kirjanpitojärjestelmää, raportti tulee lähettää Excel-taulukkona. Jokaisen tapahtuman tulee sisältää seuraavat tiedot:

• Laskutus päivämäärä
• Maksupäivä (jonka tulisi olla tarkasteltavan raportointikauden sisällä)
• CEPF:n pääkululuokat (löytyy online-taloudellisesta raportistasi)
• saaja
• Kuvaus kuluista
• Käytetty vaihtokurssi (jos et hallinnoi projektiasi Yhdysvaltain dollareissa)
• Summa USD

CEPF katsoo maksupäiväksi sen päivämäärän, jolloin rahat lähtivät tililtäsi. Voi olla, että kuluvan vuosineljänneksen menon maksupäivä on seuraavalla vuosineljänneksellä. Noudata aina maksupäivämäärää raportteja lähettäessäsi ymmärtääksesi, mikä vuosineljännes on raportoitava. 

Jos siitä on apua, voit käyttää jotakin alla olevista CEPF-malleista.

• Englanti (Excel - 31 kt)
• Ranskan (Excel - 22 kt)
• Portugalin (Excel - 24 kt)
• Espanjan (Excel - 22 kt)

Omaisuuden hävittäminen -lomake

• Englanti (Excel - 15 kt)
• Espanjan (Excel - 15 kt)
• Portugalin (Excel - 15 kt)

Kellokortti

CEPF-apurahasopimuksesi mukaan sinun on seurattava todellista aikaa, jonka organisaatiosi henkilökunta käyttää CEPF-apurahaan. Aika-arvioita tai budjettiin perustuvia henkilöstökuluja ei hyväksytä. Jos CEPF-projektissa työskentelee osa-aikaisia ​​työntekijöitä, heidän työaikalomakkeensa tulisi sisältää myös kaikkien muiden projektien rahoittajat, joille he työskentelevät.

Alla on pohjia, joita voit käyttää tai muokata. Voit käyttää myös omaa lomakettasi, kunhan se sisältää samat tiedot.

• Englanti, esimerkki 1 (Excel - 415 kt)
• Englanti, esimerkki 2 (Excel - 48 kt)
• Englanti, esimerkki 3 (Excel - 247 kt)
• Englanti, esimerkki 4 (Excel - 50 kt)
• ranska, esimerkki 1 (Excel - 22 kt)
• espanja, esimerkki 1 (Excel - 16 kt)

Ajoneuvon lokikirja

Ajoneuvojen lokikirjoja käytetään CEPF-apurahaan käytettävän ajoneuvon polttoaineen käytön ja huollon seurantaan. Ajoneuvon lokikirjoihin on sisällyttävä:

• Matkan päivämäärä
• Aloitus- ja lopetuspaikat
• Aloita ja lopeta matkamittarin lukema
• Kuljettu matka
• Syy matkalle
• Matkailijan allekirjoitus
• Kuljettajan nimi

Alla on kolme mallia, joita voit käyttää tai muokata. Voit myös käyttää omaa lomakettasi, mikäli se sisältää samat tiedot.

• Englanti, esimerkki 1 (Excel - 18 kt)
• Englanti, esimerkki 2 (Excel - 18 kt)

Jos sinulla on kysyttävää olemassa olevista malleista, joita organisaatiosi haluaa käyttää tai mukauttaa CEPF-projektia varten, kerro niistä apurahapäällikkösi kanssa ennen käyttöä.

Alihankintasopimukset ja aliavustukset 

Alaspäin suuntautuvat ehdot

Jos sinulla on budjetissasi alihankintasopimuksia (eli konsultteja) ja/tai osa-avustuksia, sinun on tehtävä oikeudellisesti sitova sopimus kyseisen henkilön tai organisaation kanssa. Alihankkijoiden ja alihankkijoiden on noudatettava samoja ehtoja, jotka on määritelty CEPF:n avustussopimuksessa. 

Näiden sopimusten on sisällettävä CEPF:n alaskirjausehdot, rehellisyyslausunto (AFD:n rahoittamien apurahojen osalta) ja käytännesäännöt. Löydät nämä lausekkeet apurahasopimuksestasi. Ota yhteyttä apurahapäällikköösi saadaksesi kopion tarvittavista lausekkeista.

Turvatarkastus

Ennen CEPF:n varoilla tehtyjen ali-apurahojen tai alisopimusten myöntämistä apurahan saajien on seulottava apurahan saajat ja palveluntarjoajat ja tallennettava seulontatulokset osana apurahaa tukevia asiakirjoja. CEPF:n apurahan saajien on vähintään tarkistettava aliavustuksen saajien ja palveluntarjoajien laillinen henkilöllisyys ja verrattava nämä vahvistetut nimet, mukaan lukien vastaavien hallintoelinten jäsenten ja hankkeen henkilöstön nimet, kaikkiin seuraaviin luetteloihin:

• Yhdysvaltain valtiovarainministeriö – Specially Designated Nationals and Blocked Persons (SDN) -luettelo
• Yhdistyneiden Kansakuntien turvallisuusneuvoston konsolidoitu luettelo
• Euroopan unionin pakoteluettelo
• Ranskan talousministeriö

Hankintapolitiikka

Ennen kuin ostat tavaroita tai palveluita CEPF-rahoituksella, tarkista avustussopimuksesi huolellisesti. Kiinnitä erityistä huomiota kohtiin "Varain ja resurssien käyttö" ja "Tavaroiden ja palveluiden hankinta" sekä liitteeseen 2 (hankintapolitiikka).

Kun olet tutustunut hankintakäytäntöön, tarkista ehdotuksesi budjetti ja tunnista tiimisi kanssa kaikki palvelu- tai laitekulut, joiden arvo on vähintään 10 000 Yhdysvaltain dollaria. Jos niitä ei hyväksytä tarjousvaiheessa tai niitä ei tiedetä nimeltä ennen sopimuksen tekoa, ne vaativat hyväksynnän, joten varaa riittävästi aikaa asianmukaisten hankintamenettelyjen noudattamiseen.

Vaiheittaisten hankintojen ohjeiden saamiseksi suosittelemme, että käytät alla olevia tavaroiden tai palveluiden hankintaohjeita, jotka sisältävät malleja, joita voit mukauttaa ja käyttää.

Tuotteet ja palvelut

CI:n käytännesäännöt

Hankintaohjeet
- Englanti (Excel - 23 kt)
- Ranskan (Excel - 31 kt)
- Indonesialainen (Excel - 23 kt)
- Portugalin (Excel - 31 kt)
- Venäläinen (Excel - 29 kt)
- Espanjan (Excel - 23 kt)

AFD:n eheyslausunto
- Englanti (Word - 31 kt)
- Ranskan (PDF - 146 kt)
- Portugalin (Word - 33 kt)
- Venäläinen (Word - 29 kt)
- Espanjan (Word - 28 kt)

Tarjousten vertailumatriisi
- Englanti (Excel - 20 kt)
- Ranskan (Excel - 20 kt)
- Indonesialainen (Excel - 20 kt)
- Portugalin (Excel - 20 kt)
- Venäläinen (Excel 12 kt)
- Espanjan (Excel - 12 kt)

Ostotilaus
- Englanti (Word - 474 kt)
- Ranskan (Word - 27 kt)
- Indonesialainen (Word - 18 kt)
- Portugalin (Word - 26 kt)
- Venäläinen (Word - 18 kt)
- Espanjan (Word - 17 kt)

Tarjouspyyntö
- Englanti (Word - 48 kt)
- Ranskan (Word - 36 kt)
- Indonesialainen (Word - 35 kt)
- Portugalin (Word - 35 kt)
- Venäläinen (Excel - 27 kt)
- Espanjan (Excel - 25 kt)

Ehdotuspyyntö
- Englanti (Word - 90 kt)
- Ranskan (Word - 64 kt)
- Indonesialainen (Word - 66 kt)
- Portugalin (Word - 63 kt)
- Venäläinen (Word - 54 kt)
- Espanjan (Word - 52 kt)

Jos hankintaprosessia ei ole tehty oikein, CEPF ei välttämättä hyväksy kulujasi. Siksi pyydä apua apurahapäällikköltäsi ennen prosessin aloittamista. Voit myös tutustua alla oleviin kaavioihin.

• Laitteiden hankintaprosessi, englanti (PDF - 73 kt)
• Palvelujen hankintaprosessi, englanti (PDF - 118 kt)

Ainoa lähteen perustelumalli

Tavaroiden ja palveluiden ostot, jotka ovat vähintään 10,000 XNUMX USD, on käytävä tarjousprosessin läpi (selvitetty yllä). Joissakin poikkeustapauksissa nämä ostot voidaan kuitenkin tehdä yksin. Niissä harvinaisissa tapauksissa, joissa kilpailuprosessi ei ole mahdollista, CEPF:n on hyväksyttävä kulut kirjallisesti ennen ostoa. Sinun on lähetettävä CEPF:lle perustelu ainoan lähteen valinnasta alla olevan mallin avulla. 

Muista, että kirjallisen hyväksynnän saamatta jättäminen ennen tavaran tai palvelun ostamista ainoan lähteen valinnan perusteella johtaa hylkäämiseen

• Englanti (Word - 48 kt)
• Ranskan (Word - 35 kt)
• Indonesialainen (Word - 35 kt)
• Portugalin (Word - 35 kt)
• Venäläinen (Excel - 27 kt)
• Espanjan (Excel - 25 kt)

Projektin tarkastusmalli

• Englanti (Word - 35 kt)

Usein Kysytyt Kysymykset

Hankinta

Onko meidän valittava edullisin kolmesta tarjouksesta vai voimmeko perustella muita tekijöitä?
CEPF odottaa sinun valitsevan parhaan tarjouksen laadun ja hinnan suhteen. sen ei välttämättä tarvitse olla halvin. Luotamme harkintaasi. Säilytä päätöksesi perustelu arkistossa.

Riittääkö kolmen hintatarjouksen pyytäminen vai pitääkö minun pyytää kolme hintatarjousta?
Sinun on hankittava vähintään kolme hintatarjousta. Suosittelemme, että pyydät vähintään viisi tarjousta varmistaaksesi, että saat vaaditut vähintään kolme asiaankuuluvaa tarjousta.

Haluaisin allekirjoittaa useamman kuin yhden konsulttisopimuksen saman CEPF-apurahalla saman konsultin kanssa. Onko se sallittua? 
Kyllä, toimeksianto, työn laajuus ja suoritusaika eivät kuitenkaan saa olla päällekkäisiä.

Jatkona yllä olevaan kysymykseen, jos allekirjoitan useamman kuin yhden sopimuksen saman konsultin kanssa yhden CEPF-apurahalla ja jokainen sopimus on alle 10,000 XNUMX USD-mutta yhteenlaskettu summa konsultille on vähintään 10,000 XNUMX US$-mitä minun pitää tehdä?
Tässä tilanteessa sinun on hankittava vähintään kolme tarjousta tarvittavista palveluista ennen kuin teet oikeudellisesti sitovan sopimuksen valitun konsultin kanssa. Tämä voi tarkoittaa työn jatkoa, jossa ainoan lähteen käyttö olisi sallittua. Ota yhteyttä avustuspäällikköösi saadaksesi lisätietoja.  

Raportointi

Saanko CEPF:ltä vastauksen, että raporttini on lähetetty (ConservationGrants-automaattisen vastauksen lisäksi)?
Saat vain automaattisen vahvistuksen. Apurahapäällikkösi ja/tai apurahajohtajasi ottavat sinuun yhteyttä, jos lisätietoja tai muutoksia tarvitaan.

Voinko palata lähetettyihin raportteihin ja korjata ne, jos raportointijakso on kulunut?
Ei. Korjaa aina mennyt raportti sisällyttämällä korjaus tai selvennys nykyiseen raporttiin. Kun raportti on hyväksytty, se lukitaan muokkausta varten.

Onko olemassa jotain erityistä raportointimuotoa (taloudellinen ja tulos)?
Kyllä, suurten apurahojen raportointi tehdään ConservationGrantsin kautta. Kun apurahasi on aktiivinen, pääset käyttämään raportointiaikatauluasi samoilla kirjautumistiedoilla, joita käytit hanke-ehdotuksesi kehittämisessä.

Taloudellinen raportti

Miten pyydän maksua?
Ensimmäisenä maksuna CEPF vapauttaa avustussopimuksessasi "maksu"-osiossa määritellyn summan saatuaan allekirjoitetun avustussopimuksesi. Seuraavat maksut suoritetaan avustussopimuksen "maksu"-osion mukaisesti käyttämällä talousraporttisi arvioitujen menojen kohtaa.

Miten maksuni lasketaan?
Jokaisessa talousraportissasi on "arvioidut menot" -kenttä, johon syötät arvioimasi menot seuraavien kuukausien aikana. Neljännesvuosittain raportoivien avustusnsaajien tulee arvioida menot seuraavien viiden kuukauden ajalta; kuukausittain raportoivien tulee arvioida menot kolmelta kuukaudelta. Näiden tietojen perusteella järjestelmä laskee maksusi meille ilmoittamiesi tarpeiden sekä pankkitililläsi vielä olevan summan perusteella (arvioidut menot - käteinen = ehdotettu maksusumma). CEPF pidättää oikeuden pienentää tätä summaa ennen maksun suorittamista.

Pitääkö CEPF:n nähdä kaikkien kuittien alkuperäiskappaleet?
Säilytä aina alkuperäiset tiedostossa, mutta sinun ei tarvitse lähettää niitä CEPF:lle raporttiesi mukana, ellei apurahasopimuksesi tai apurahapäällikkösi sitä vaadi. Jos kuitteja pyydetään tai vaaditaan, kopiot käyvät. Alkuperäisten tulee olla CEPF:n saatavilla työmaakäyntien tai auditointien aikana.

Miten minun pitäisi hallita CEPF-apurahakulujeni valuuttakursseja?
Suosittelemme käyttämään samaa vaihtokurssia, jolla sait viimeisimmän maksusi. Voit myös noudattaa organisaatiosi valuuttakurssien käsittelyä koskevia käytäntöjä edellyttäen, että käyttämäsi menetelmä pysyy yhtenäisenä apurahasi ajan ja että vaihdat varoja sovellettavien lakien ja määräysten sallimalla parhaalla saatavilla olevalla kurssilla.

Voinko siirtää varoja budjettikohtien välillä (esim. huonekalut laitteisiin) ja budjettikohtien sisällä (esim. lento majoitukseen)?
Voit siirtää varoja suorien kustannusten riviltä enintään 15 prosenttia apurahan kokonaismäärästä. Tämän lisäksi, mukaan lukien hallinnon tukikustannusten rivin muutokset, sinun on pyydettävä apurahajohtajan hyväksyntää, ja CEPF:n on käsiteltävä muutos.

Mitä tapahtuu varoille, jotka jäävät budjettiini vuodesta toiseen?
Edellisen vuoden käyttämättä jääneet varat siirtyvät automaattisesti kuluvalle vuodelle. Jos et pystynyt suorittamaan jotakin toimintoa yhden kauden aikana, et menetä kyseisiä varoja ja voit käyttää rahat seuraavan kauden aikana. Muista ilmoittaa projektisuunnitelmasi viivästyksistä apurahajohtajallesi.

Jos minulta veloitettiin pankkikulut, minne ne pitäisi kirjata?
Kirjaa pankkikulut "Pankki- ja vakuutusmaksut" -budjettiriville.

Kun käytän tiettyihin toimintoihin suunniteltua vähemmän, saanko käyttää nämä varat muihin toimintoihin tai suunnitella uusia aktiviteetteja, jotka ovat linjassa projektini tavoitteiden kanssa?

Voit siirtää varoja suorien kustannusten rivikohdista enintään 15 prosenttia apurahasi kokonaismäärästä. Jos siirretyt varat ovat yli 15 prosenttia, sinun on pyydettävä hyväksyntä apurahajohtajaltasi.

Jos hakemus hyväksytään, siihen tehdään muutos. Ilmoitathan apurahajohtajallesi, jos haluat käyttää varoja uusiin toimintoihin, jotta projektin lokikehystä ei tarvitse muuttaa.

Voidaanko apurahaa käyttää hankkeeseen liittyvään poikkeukselliseen kuluun, jota ei ole suunniteltu osaksi ehdotusta ja työsuunnitelmaa?
Kaikki apurahavarat tulee käyttää apurahasopimuksessa hyväksyttyihin toimiin ja budjettiin. Jos haluat käyttää CEPF:n varoja toimintoihin, joita ei ole alun perin suunniteltu, tarvitset CEPF:n hyväksynnän ennen näiden uusien toimintojen aloittamista. CEPF neuvoo, jos apurahasopimukseesi tarvitaan muutos.

Tilintarkastus

Kuka valitsee tilintarkastajan?
Jos hankkeen tarkastus vaaditaan, apurahan saaja valitsee riippumattoman tilintarkastusyrityksen, jonka CEPF sitten hyväksyy. Tilintarkastaja arvioi vuosittain osana apurahaa aiheutuneita kuluja ja toteutettuja toimia.

Onko CEPF:llä ensisijainen tarkastusmuoto?
CEPF toivoo saavansa laitoksen tilintarkastusta varten asiakirjan PDF-muodossa. Projektin tilintarkastusta varten tutustu apurahasopimukseesi liitettyyn "työn laajuuteen" ja noudata sitä. Jos tarvitset projektin tilintarkastusmallin, se on saatavilla tältä sivulta. 

Tarvitseeko tarkastus sertifioida?
Kyllä, tilintarkastuksen on oltava sertifioitu, mikä tarkoittaa, että sen tulee tehdä täysin akkreditoitu ja riippumaton tilintarkastusyritys.

Pitäisikö tarkastuksen suorittaa vain hankkeen vastuullisuus vai koko organisaatio?
Se riippuu apurahasopimuksesta, jossa tulee mainita "projektin tarkastus" tai "organisaation tarkastus". Projektiauditointi testaa vain CEPF-avustukseen liittyviä tapahtumia, kun taas organisaatiotarkastuksessa koko organisaation toimintaa.

Pitäisikö yhteisrahoitus myös tarkastaa, kun tiedetään, että varat eivät välttämättä kulje projektimme tilin kautta?
Toimielintarkastuksessa ne testataan automaattisesti. Hankkeiden auditoinnit eivät saa sisältää yhteisrahoitusta.

Yhteystiedot

Jos sinulla on kysyttävää jostakin yllä olevasta, ota yhteyttä apurahapäällikköösi.

Annie Kaufmann varten:
- Madagaskar ja Intian valtameren saaret
- Länsi-Afrikan Guinean metsät

Caroline Borek varten:
- Itä-Afrikan rannikkometsät 
- Itä-Melanesian saaret
- Keski-Aasian vuoret

Christian López varten:
- Trooppiset Andit
- Välimeren altaan

Mihanta Bakoliarimisa varten:
- Madagaskar ja Intian valtameren saaret 

Priscila Oliveira varten:
- Karibian saaret
- Cerrado

Somalilainen Samonn varten:
- Indo-Burma
- Wallacea

Gabriela Benito varten:
- Nopea reagointi luonnonsuojelukriiseihin (R2C2)

Alba Lucia Roncancio varten:
- GEF:n pienten avustusten ohjelma (SGP)

Tämä sivu luotiin auttamaan CEPF-apurahansaajia apurahansa taloudellisten vaatimusten selvittämisessä. Jos sinulla on palautetta yllä olevien tietojen hyödyllisyydestä ja selkeydestä, lähetä se apurahapäälliköllesi tai osoitteeseen cepf@cepf.net. Kiitos!